1. כללי

בהתאם לתקנות חובת המכרזים על ועדת המכרזים לנהל רשימות מציעים (להלן – "הספקים"), לצורך התקשרויות של האקדמיה הלאומית הישראלית למדעים (להלן – "האקדמיה") במכרזים סגורים, או במקרים של פנייה תחרותית לקבלת הצעות לצורך התקשרות עם בעל מקצוע מומחה, בהתאם לתקנות חובת המכרזים, תשנ"ג-1993 (להלן – "התקנות").

נוהל זה נועד לקבוע הליך אחיד וברור בו יאושרו ספקים, יתווספו לרשימות הספקים הקיימות או ימחקו מהן וכן לקבוע הוראות בעניין מעקב ובקרה אחר הספקים ברשימה.

2. מטרה

מטרות הנוהל הן לאפשר:

א. ניהול יעיל של רשימת מציעים לפי ענפים, תחומים והתמחויות.

ב. ניהול נתוני הספקים הכלולים ברשימות, עדכון ספקים שהוסרו מהרשימה בשל אי עמידה בתנאי הסף או בשל העדר שביעות רצון, ועדכון נתוני הספקים החדשים המצטרפים מעת לעת.

ג. שליפה קלה של מציעים פוטנציאליים במכרזים סגורים ובהתקשרויות עם בעלי מקצוע מומחים ויועצים.

ד. בחירת הספקים הכלולים ברשימה שאליהם תבוצע פניה, באופן המבטיח סבב מחזורי שוויוני והוגן בהתאם להוראות התקנות.

3. תנאים להכללת ספקים ברשימה

3.1 ועדת המכרזים של האקדמיה תהיה רשאית לאשר צירוף ספקים לרשימה ככל שמדובר בספקים שאושרו בידי החשב הכללי.

3.2 בנוסף לאמור לעיל, תהיה ועדת המכרזים רשאית לכלול ברשימה, ספקים שעמדו בתנאים הבאים (במצטבר):

א. ספק שהוא תאגיד – בלבד שימציא אישור על רישומו במרשם המתנהל על פי דין (כגון רשם החברות או רשם העמותות).

ב. ככל שנדרש רישיון מיוחד להתקשרות – הספק מחזיק ברישיון תקף על פי דין לעסוק בתחום נשוא ההתקשרות.

ג. ביחס להתקשרויות שמעל סך של 4,900 ₪ (כולל מע"מ) - מחזיקים בידם אישורים תקפים כנדרש לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים, תשל"ו-1976 בדבר ניהול ספרים כדין.

ד. בהתקשרויות שעניינן שירותים עתירי כוח אדם (כגון שמירה, ניקיון, הסעדה) - תצהיר המאומת על ידי עו"ד בדבר העדר הרשעות בעבירת הקשורות להעסקת עובדים שלא כדין.

3.3 מבלי לגרוע מהאמור לעיל, תהא ועדת המכרזים רשאית לשקול את השיקולים הבאים בהחלטה על צירוף ספק לרשימת הספקים:

א. הספק בעל אישור ISO-9000של מכון התקנים הישראלי.

ב. לאקדמיה ניסיון חיובי קודם מול הספק.

ג. המלצות חיוביות מטעם מזמינים אחרים.

ד. ותק הספק בתחום ההתקשרות.

ה. מחזור כספי שנתי של הספק.

ו. התרשמות כללית מראיון עם הספק.

3.4 ועדת המכרזים תהא רשאית שלא לכלול ברשימה, ספק לרכישת עבודה או שירותים עתירי כוח אדם (כגון שמירה, ניקיון, הסעדה), או להורות על מחיקתו מרשימה כאמור, בהחלטה מנומקת ולאחר שנתנה לספק הזדמנות לטעון לפניה את טענותיו, בשים לב להתנהלותו בנוגע לשמירת זכויות עובדים.

3.5 ספק אשר הורשע בעבירה הקשורה להעסקת עובדים שלא כדין, יימחק מהרשימה לאלתר.

4. פרסום

4.1 ועדת המכרזים תפרסם באתר האינטרנט של האקדמיה הודעה בדבר כוונתה לערוך רשימת ספקים.

4.2 בנוסח ההודעה ייאמר כי כל הרוצה להיכלל ברשימת הספקים לסוג מסוים של התקשרות, יגיש בקשה בכתב (באמצעות פקס, דוא"ל או דואר) לוועדת המכרזים של האקדמיה, בצירוף אישור על היותו ספק מורשה של החשכ"ל או בצירוף האישורים והמסמכים הנדרשים לאותו סוג של התקשרות, לפי החלטת ועדת המכרזים.

4.3 הבקשה תוגש בנוסח המצורף, כנספח א' לנוהל זה.

4.4 לאחר בחינת כל המסמכים, תחליט ועדת המכרזים האם לכלול את הספק ברשימת הספקים לאותה התקשרות, אם לאו, תוך פירוט הנימוקים להחלטתה.

4.5 ועדת המכרזים תודיע החלטתה לספק, תוך 7 ימים לאחר מועד קבלתה.

5. עדכון רשימת הספקים

5.1 רשימת הספקים, תעודכן לפחות אחת לשנה, תפורסם לעיון הציבור באתר האינטרנט של האקדמיה.

5.2 אופן עדכון הרשימה:

(1) ועדת המכרזים תבקש מהספקים המצויים ברשימה להמציא אישור תקף על היותם כלולים בספקים המאושרים על ידי החשכ"ל או להמציא אישור תקף על ניהול ספרים.

(2) בהתקשרות שעניינה שירותים עתירי כוח אדם (כגון שמירה, ניקיון, הסעדה), תבקש ועדת המכרזים לקבל מהספקים תצהיר על העדר הרשעה בעבירה הקשורה להעסקת עובדים שלא כדין.

(3) ספקים אשר לא ימציאו אישורים כנדרש בתוך 30 ימים ממועד פניית הועדה אליהם, ימחקו מהרשימה, ללא התראה נוספת.

(4) בנוסף, תהא ועדת המכרזים רשאית למחוק מהרשימה כל ספק אשר התנהלותו בהתקשרות קודמת מול האקדמיה לא עמדה בנדרש ממנו, וזאת לאחר שניתנה לספק הזדמנות להשמיע טענותיו, בכתב או בע"פ, לפי שיקול דעת האקדמיה.

(5) מבלי לגרוע מהאמור לעיל, ועדת המכרזים תהיה רשאית להסיר מהרשימה כל ספק אשר נודע לה כי הורשע בעבירה הקשורה בהפרת זכויות עובדים.

(6) האקדמיה תמציא לכל ספק אשר הוסר מהרשימה, הודעה מנומקת בכתב על החלטתה וזאת תוך 30 ימים ממועד קבלת ההחלטה.

6. סבב בחירת הספקים

פניית ועדת המכרזים לספקים הקבועים ברשימה להתקשרות מסוימת, במסגרת מכרז סגור, במסגרת פנייה תחרותית לקבלת הצעות או במסגרת בדיקת מספר הצעות הבאות בחשבון, כנדרש בתקנות, תעשה באופן המבטיח קיומו של סבב מחזורי שוויוני והוגן ביניהם, באופן הבא:

6.1 אם נכללים עד 10 ספקים באותו תחום התקשרות – תפנה הועדה בכתב לכולם.

6.2 אם נכללים מעל 10 ספקים באותו תחום התקשרות – תפנה הועדה בכתב לעשרה

לפחות, בסבב מחזורי באופן שבכל התקשרות עתידית ייבחרו, ככל הניתן, ספקים שלא נבחרו בהתקשרויות קודמות.